Software für Schwimmschulen: Kurse, Buchung und Zahlung in einem System
Kursplanung in Excel, Anmeldungen per E-Mail, Zahlungen im Kontoauszug abgleichen: Wir ersetzen das durch ein System, das den kompletten Weg vom freien Platz bis zur bezahlten Rechnung abbildet.
Die meisten Schwimmschulen arbeiten mit einer Kombination aus Tabellen, E-Mail-Postfach und Kalender. Das funktioniert – bis die Kurse voll sind, die Warteliste wächst und niemand mehr sicher sagen kann, wer bezahlt hat und wer nicht.
Wir haben ein System entwickelt, das genau diesen Alltag abbildet: Kurse anlegen, Plätze verkaufen, Geld einziehen, Trainer einteilen – an mehreren Standorten gleichzeitig. Es läuft seit Juli 2026 im täglichen Betrieb einer Schwimmschule mit sieben Standorten in Bonn und Köln.
Das Ergebnis ist keine Standardsoftware, die man einem Schwimmkurs überstülpt, sondern ein System, das die Besonderheiten der Branche kennt: Kursniveaus, Ferienkurse, Wartelisten, ausgefallene Stunden, Ersatztermine und Eltern, die ihr Kind kurzfristig umbuchen wollen.
Was das System übernimmt
- Kursverwaltung – Kurse, Niveaus, Standorte, Becken und Zeiten an einem Ort; freie Plätze werden automatisch mitgezählt
- Online-Buchung – Eltern buchen selbst, sehen nur wirklich freie Plätze und bekommen sofort eine Bestätigung
- Zahlung – Kreditkarte und Banküberweisung, der Zahlungseingang wird automatisch der Buchung zugeordnet
- Wartelisten – wird ein Platz frei, rückt nach, wer wartet, statt dass eine Mail untergeht
- Trainerportal – eigene Anmeldung für Lehrkräfte mit Kursen, Teilnehmerlisten und Stunden
- Eltern-Selbstbedienung – Ersatztermin bestätigen, Kurs wechseln, Buchung ändern über einen persönlichen Link, ohne Konto
- Adminbereich – Kunden, Kinder, Buchungen, Zahlungen, Auslastung und Kampagnen im Blick
Tiefer im Detail: Kursverwaltung und Buchungssystem.
Aus der Praxis: Schwimmschule Nemo
Für die Schwimmschule Nemo in Bonn und Köln haben wir Website, Buchung und Verwaltung von Grund auf neu gebaut.
Ausgangslage: Kurse und Anmeldungen wurden in Tabellen geführt, Buchungen kamen per E-Mail, Zahlungen mussten von Hand abgeglichen werden. Mit sieben Standorten und über zwanzig Lehrkräften kostete das jede Woche Stunden – und ein voller Kurs blieb manchmal trotzdem unbemerkt.
Lösung: Ein System für alles: öffentliche Website mit Kursübersicht, Online-Buchung mit Warenkorb, Bezahlung per Karte oder Überweisung, Adminbereich für den Alltag und ein eigenes Portal für die Trainer. Der bestehende Kursbestand wurde aus den vorhandenen Tabellen übernommen, nicht abgetippt.
Stand heute: 326 Kurse im System, davon 203 öffentlich buchbar und 123 ausgebucht. Sieben Standorte, über zwanzig Lehrkräfte. Zahlungen laufen automatisch, Wartelisten rücken selbstständig nach, und ausgefallene Stunden werden über bestätigte Ersatztermine geregelt statt über Telefonketten.
Besonders wichtig war der Betreiberin ein Punkt: Ein Klick der Eltern löst nie automatisch eine Zahlung, eine Stornierung oder eine Platzfreigabe aus. Er erfasst nur den Wunsch – entschieden wird im Adminbereich. Kontrolle bleibt, Arbeit fällt weg.
Die ganze Geschichte: Referenz Schwimmschule Nemo.
Wie die Einführung abläuft
- Gespräch – wir schauen uns euren Ablauf an: Kursarten, Standorte, Preise, Besonderheiten
- Datenübernahme – bestehende Kurse und Kundendaten kommen aus euren Tabellen ins System, nicht per Hand
- Einrichtung – Standorte, Becken, Preise, Textbausteine und Zahlungsweg werden eingestellt
- Test mit euch – ihr bucht selbst durch, bevor irgendein Elternteil das System sieht
- Livegang – Umstellung, danach bleiben wir erreichbar
Die Website kann dabei neu entstehen oder bestehen bleiben – das System lässt sich auch an einen vorhandenen Auftritt anbinden.
Was es kostet
Der Preis hängt davon ab, wie viele Standorte und Kursarten ihr habt und ob eine neue Website dazugehört. Wir nennen vorab einen Festpreis für die Einrichtung und eine laufende Pauschale für Betrieb und Pflege – keine Abrechnung nach Aufwand, keine Überraschungen.
Was ihr an Zahlungsgebühren zahlt, geht direkt an den Zahlungsanbieter; daran verdienen wir nichts.
Schreib uns kurz, wie viele Kurse und Standorte ihr habt – dann bekommt ihr eine belastbare Einschätzung statt einer Preisliste von der Stange.
Häufige Fragen
Was genau bekommen wir?
Ein System für Schwimmschulen: Kursverwaltung, Online-Buchung, Zahlung, Wartelisten, Trainerportal und Adminbereich in einem System. Entstanden ist es aus einem echten Betrieb mit sieben Standorten – nicht am Reißbrett.
Müssen wir unsere Kursdaten neu eintippen?
Nein. Bestehende Kurslisten übernehmen wir aus euren Tabellen ins System – bei der Schwimmschule Nemo waren das über 300 Kurse. Ihr prüft das Ergebnis, bevor es live geht.
Wie werden Zahlungen abgewickelt?
Über einen etablierten Zahlungsanbieter, direkt auf euer Konto. Kreditkarte und Banküberweisung sind möglich. Der Eingang wird der Buchung automatisch zugeordnet – auch bei Überweisungen, die ja erst Tage später eintreffen.
Können unsere Trainer damit arbeiten?
Ja. Lehrkräfte haben eine eigene Anmeldung und sehen ihre Kurse und Teilnehmer – aber keine Kundendaten oder Zahlungen, die sie nichts angehen.
Was passiert, wenn eine Stunde ausfällt?
Betroffene Eltern bekommen einen Link, über den sie einen Ersatztermin bestätigen oder eine Alternative wählen. Ihr seht auf einen Blick, wer reagiert hat – statt Rückrufe zu sammeln.
Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?
Alle Daten liegen auf Servern in der EU. Es gibt ein Löschkonzept mit automatischen Fristen, und personenbezogene Daten lassen sich vollständig anonymisieren oder löschen. Gerade bei Kinderdaten ist das keine Kür.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt vom Umfang ab. Für eine Schwimmschule mit mehreren Standorten solltet ihr einige Wochen einplanen – der größte Teil davon ist Abstimmung, nicht Technik.
Funktioniert das auch für andere Kursanbieter?
Ja. Der Aufbau passt überall dort, wo Kurse mit begrenzten Plätzen, festen Terminen und wiederkehrenden Teilnehmern verkauft werden – etwa Musikschulen, Fahrschulen oder Tanzschulen. Die Begriffe ändern sich, der Ablauf bleibt.
Schwimmschule digitalisieren?
Lass uns unverbindlich sprechen. Wir schauen ehrlich auf deine Ziele und nennen dir einen fairen Festpreis.
Jetzt anfragen