Schwimmschule Nemo: Website, Buchung und Verwaltung in einem System
Sieben Standorte, über zwanzig Lehrkräfte, mehr als 300 Kurse – vorher in Tabellen, heute in einem System, das den Alltag trägt.
Die Schwimmschule Nemo unterrichtet an sieben Standorten in Bonn und Köln. Kurse, Anmeldungen und Zahlungen wurden über Tabellen, ein E-Mail-Postfach und viel Erfahrung im Kopf der Betreiberin verwaltet.
Das hat lange funktioniert. Mit wachsender Nachfrage wurde daraus jede Woche mehrere Stunden Verwaltung – und trotzdem blieb Unsicherheit: Ist der Kurs wirklich voll? Wer hat schon bezahlt? Wer steht auf der Warteliste?
Wir haben Website, Buchung und Verwaltung von Grund auf neu gebaut.
Die Ausgangslage
- Kurse und Teilnehmer in Tabellen, die niemand außer der Betreiberin sicher lesen konnte
- Anmeldungen per E-Mail, die von Hand übertragen werden mussten
- Zahlungen im Kontoauszug abgleichen, Mahnungen aus dem Gedächtnis
- Wartelisten als Notizen – ein frei werdender Platz blieb manchmal tagelang leer
- Ausgefallene Stunden bedeuteten Telefonketten mit Eltern
Was gebaut wurde
Öffentliche Website mit Kursübersicht, Standorten, Preisen und allem, was Eltern vor der Anmeldung wissen wollen – auf dem Handy genauso gut wie am Rechner.
Online-Buchung mit Warenkorb: mehrere Kinder, mehrere Kurse, ein Bezahlvorgang. Angezeigt werden nur Plätze, die es wirklich noch gibt.
Bezahlung per Kreditkarte oder Banküberweisung. Der Zahlungseingang landet automatisch bei der richtigen Buchung – auch dann, wenn die Überweisung erst Tage später ankommt.
Adminbereich für den Alltag: Kunden, Kinder, Kurse, Buchungen, Wartelisten, Zahlungen, Auslastung, Trainer und Lohnabrechnung.
Trainerportal mit eigener Anmeldung: Lehrkräfte sehen ihre Kurse und Teilnehmer, aber keine Zahlungsdaten.
Selbstbedienung für Eltern über persönliche Links – Ersatztermin bestätigen, Kursform wechseln, Buchung anpassen, ohne Konto und ohne Passwort.
Das Ergebnis
- 326 Kurse im System, davon 203 öffentlich buchbar und 123 ausgebucht
- 7 Standorte und über 20 Lehrkräfte in einer Oberfläche
- Zahlungen laufen automatisch – vom Klick bis zur Zuordnung auf dem Konto
- Wartelisten rücken selbstständig nach, statt in einem Notizbuch zu verstauben
- Ausgefallene Stunden werden über bestätigte Ersatztermine geregelt
Der bestehende Kursbestand wurde aus den vorhandenen Tabellen übernommen – über 300 Kurse, ohne einen einzigen von Hand abzutippen.
Eine Entscheidung, die uns wichtig war
Ein Klick der Eltern löst nie automatisch eine Zahlung, eine Stornierung oder eine Platzfreigabe aus. Er erfasst nur den Wunsch und legt eine Aufgabe im Adminbereich an – entschieden wird dort.
Das klingt nach Mehrarbeit, ist aber das Gegenteil: Die Betreiberin behält die Kontrolle über jeden Vorgang mit Geldfolgen, ohne jede einzelne Anfrage selbst entgegennehmen zu müssen. Automatisieren heißt für uns nicht, Entscheidungen abzugeben.
Aus demselben Grund liegen alle Daten auf Servern in der EU, mit einem Löschkonzept und automatischen Aufbewahrungsfristen. Bei Kursen für Kinder ist das keine Formalie.
Häufige Fragen
Wie lange hat das Projekt gedauert?
Website, Buchung und Verwaltung entstanden über mehrere Monate in engen Abstimmungsschleifen. Die Betreiberin hat jeden Baustein vor dem Livegang selbst durchgetestet.
Lässt sich das auf andere Schwimmschulen übertragen?
Ja. Der Aufbau ist bewusst nicht auf einen Betrieb zugeschnitten – Standorte, Kursarten, Preise und Texte sind einstellbar. Mehr dazu unter [Software für Schwimmschulen](/software-fuer-schwimmschulen).
Was war die größte Herausforderung?
Nicht die Technik, sondern die Ausnahmen: Ferienkurse, Kursniveaus, Zweierkurse, Ausfälle, Umbuchungen. Ein System, das nur den Normalfall kann, hilft im Alltag wenig.
Können wir uns das ansehen?
Die öffentliche Seite findet ihr unter schwimmschulenemo.de. Den Adminbereich zeigen wir gern in einem gemeinsamen Termin – aus Datenschutzgründen nicht mit echten Kundendaten.
Ähnliches Projekt im Kopf?
Lass uns unverbindlich sprechen. Wir schauen ehrlich auf deine Ziele und nennen dir einen fairen Festpreis.
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