Natarivo: das System für deine Schwimmschule
Kursverwaltung, Online-Buchung, Wartelisten, Zahlungen und Trainerplanung: nicht fünf Werkzeuge, sondern eines. Gebaut für Schwimmschulen, nicht für alles Mögliche.
Natarivo ist das Buchungs- und Verwaltungssystem für Schwimmschulen von WEBinnovision. Es entstand nicht am Reißbrett, sondern aus der täglichen Arbeit einer Schwimmschule mit sieben Standorten und über 300 Kursen. Dazu kam die einfache Beobachtung, dass die meisten Schwimmschulen hervorragend unterrichten und ihre Verwaltung trotzdem in Excel, im Posteingang und auf Zetteln liegt.
Der Unterschied zu allgemeiner Kurssoftware liegt in den Details, die es nur beim Schwimmen gibt: Kurse, die über Wochen laufen und in denen ein einzelner Termin ausfällt, weil das Becken belegt ist. Wartelisten, die nachrücken müssen, sobald jemand abspringt. Abzeichen und Lernfortschritte, die Eltern sehen wollen. Und Gruppen, die nach Alter und Können zusammengestellt werden, nicht nach Anmeldedatum.
Natarivo deckt das ab: von der Seite, auf der Eltern buchen, bis zum Portal, in dem Trainerinnen ihre Anwesenheiten eintragen.
Für Eltern: buchen wie bei allem anderen auch
Eltern erwarten heute, dass sie abends um halb zehn auf dem Sofa einen Kurs buchen können. Genau das leistet die öffentliche Seite:
- Kurse suchen und filtern nach Ort, Niveau, Kursform und Uhrzeit
- Online buchen und bezahlen, einzeln oder für mehrere Kinder in einem Vorgang
- Warteliste, wenn ein Kurs voll ist. Niemand muss anrufen und fragen
- Gutscheine direkt beim Bezahlen einlösen
- Ersatztermine bestätigen über einen persönlichen Link, ohne Konto und ohne Passwort
Der letzte Punkt klingt klein und ist im Alltag der größte: Fällt eine Stunde aus, entscheidet jede Familie selbst über den Ersatztermin, statt dass jemand zwanzig Telefonate führt.
Für die Schwimmschule: der Verwaltungsteil
Der Adminbereich ist der Teil, in dem die Zeit tatsächlich gespart wird:
- Kurse, Termine und Kapazitäten anlegen und ändern
- Kalender und Stundenplan ansehen und ausdrucken
- Buchungen und Wartelisten steuern, Plätze nachrücken lassen
- Kursausfälle melden: Alle betroffenen Familien werden in einem Zug benachrichtigt
- Vertretungen eintragen, Umbuchungen inklusive Preisdifferenz abwickeln
- Zahlungen, Erstattungen und Rechnungen im Blick behalten
- Auslastung auswerten: Welcher Kurs läuft, welcher nicht
- Website-Inhalte, Blog und FAQ selbst pflegen
Alles an einem Ort. Kein Wechsel zwischen Tabelle, Postfach und Buchhaltung.
Für Trainerinnen und Trainer: ein eigenes Portal
Das Personal ist der Teil, den Kurssoftware meist vergisst. In Natarivo hat es einen eigenen Bereich:
- eigene Dienste und Termine einsehen
- Teilnehmerlisten abrufen, auch am Beckenrand auf dem Handy
- Anwesenheiten und Lernfortschritte erfassen
- Stunden einreichen
- Diensttausch anfragen
Das nimmt Rückfragen aus dem Alltag: Wer wann wo eingeteilt ist, steht dort, wo die Person es sucht, und nicht in einer Nachricht, die im Gruppenchat nach oben gerutscht ist.
Warum das System ohne fremde Dienste läuft
Natarivo ist so gebaut, dass es vollständig funktioniert, auch wenn eine Anbindung fehlt. Ohne Zahlungsanbieter bleibt eine Buchung schlicht „Zahlung offen" und wird per Überweisung erledigt. Ohne E-Mail-Konto verschwinden keine Daten, es werden nur keine Mails verschickt.
Das ist kein technisches Detail, sondern eine Frage der Abhängigkeit: Ein System, das ohne drei externe Anbieter stillsteht, gehört diesen Anbietern. Deins soll dir gehören.
Wie das im echten Betrieb aussieht, zeigt die Fallstudie zur Schwimmschule Nemo. Wer tiefer einsteigen will: Kursverwaltung und Buchungssystem beleuchten die beiden größten Bereiche im Einzelnen.
Umstieg: was passiert mit den Daten von heute
Die häufigste Sorge ist nicht die Software, sondern der Wechsel. Kurz gesagt: Der Bestand aus Excel oder der alten Lösung wird eingelesen, alte und neue Anmeldung laufen eine Weile parallel, umgeschaltet wird zwischen zwei Kursblöcken statt mittendrin.
Der Zeitpunkt bestimmt den Aufwand: Zwischen zwei Kursblöcken ist der Wechsel eine Sache von Tagen bis wenigen Wochen, mitten in der Saison deutlich mehr. Wie der Umstieg im Einzelnen abläuft und woran er scheitern kann, steht auf der eigenen Seite zum Umstieg.
Häufige Fragen
Was bedeutet der Name Natarivo?
Er kommt vom lateinischen *natare*, schwimmen. Der Name sagt, wofür das System gebaut ist, und die Funktionsliste hält sich daran.
Was kostet Natarivo?
Der Preis hängt davon ab, wie viele Standorte und Kursarten ihr habt und ob eine neue Website dazugehört. Ihr bekommt vorab einen Festpreis für die Einrichtung und eine laufende Pauschale für Betrieb und Pflege. Keine Abrechnung nach Aufwand; die Zahlungsgebühren gehen direkt an den Zahlungsanbieter.
Kann ich Natarivo vorher ansehen?
Ja. Es gibt eine vollständig eingerichtete Vorführung zum Durchklicken, mit Kursen, Buchungen, Kalender und Trainerportal. Melde dich kurz über das [Kontaktformular](/kontakt), dann bekommst du den Zugang.
Läuft Natarivo auch für kleine Schwimmschulen?
Ja. Der Nutzen hängt nicht an der Größe, sondern daran, wie die Anmeldung heute läuft. Wer Anmeldungen per Mail und Telefon annimmt, merkt den Unterschied meist schon im ersten Kursblock, ob mit einem Becken oder mit sieben.
Was passiert mit unseren bestehenden Kursen und Teilnehmern?
Die werden übernommen. Excel-Listen lassen sich einlesen; niemand tippt Hunderte Teilnehmer ab. Wie das bei euch konkret aussieht, klären wir vor dem Start.
Wo liegen die Daten?
Auf Servern in der EU. Es gibt ein Löschkonzept, und personenbezogene Daten von Kindern werden nur so lange gespeichert, wie sie für den Kursbetrieb gebraucht werden.
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„Ich kann die Zusammenarbeit mit Basti und Yusuf von WEBinnovision wirklich nur von Herzen weiterempfehlen! ⭐️ Schon bei unserem ersten kurzen Treffen haben die beiden meine Vision, meine Wünsche und vor allem die Anforderungen meiner Schwimmschule sofort verstanden."
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