Kursverwaltung für Schwimmschulen: Schluss mit der Tabelle

Was in der Kursverwaltung steckt

• Kurse mit Struktur. Niveau, Altersgruppe, Standort, Becken, Wochentag, Uhrzeit, Anzahl der Einheiten
• Plätze, die sich selbst zählen, jede Buchung, jede Stornierung, jeder Nachrücker wirkt sofort auf die freie Kapazität
• Serien und Ferienkurse, fortlaufende Kurse, Blöcke und Intensivwochen nebeneinander, ohne Hilfskonstruktionen
• Wartelisten je Kurs, mit Reihenfolge, Datum und automatischer Benachrichtigung beim frei werdenden Platz
• Lernfortschritte und Abzeichen je Kind festhalten, damit Eltern und Lehrkräfte denselben Stand sehen
• Teilnehmer und Kinder getrennt vom Zahler. Eltern buchen für mehrere Kinder, die Rechnung bleibt trotzdem eine
• Auslastung auf einen Blick, welcher Standort trägt sich, welcher Kurs muss beworben werden, wo fehlt eine Gruppe

Ausnahmen sind der Alltag

Ein System, das nur den Normalfall kann, hilft in einer Schwimmschule wenig. Der Alltag besteht aus Ausnahmen:

Ausgefallene Stunden. Das Becken ist gesperrt, die Lehrkraft ist krank. Betroffene Eltern bekommen einen Link mit Ersatzterminen; ihr seht, wer bestätigt hat, statt Rückrufe zu sammeln.

Umbuchungen. Ein Kind ist weiter als gedacht und soll ins nächste Niveau. Der Wunsch wird erfasst, der freie Platz geprüft, entschieden wird im Adminbereich.

Geschwisterkinder in verschiedenen Kursen. Ein Bezahlvorgang, zwei Buchungen, zwei Anwesenheitslisten.

Probestunden. Ein Platz, der belegt aussieht, aber noch nicht verkauft ist und nach der Stunde entweder Buchung wird oder wieder freigibt.

Trainer und Stunden

Lehrkräfte bekommen eine eigene Anmeldung. Dort sehen sie ihre Kurse, ihre Teilnehmerlisten und ihre geleisteten Stunden und sonst nichts. Zahlungsdaten und Kundenakten bleiben im Adminbereich.

Das hat zwei Wirkungen: Die Anwesenheit wird dort erfasst, wo sie entsteht (am Beckenrand, nicht abends aus dem Gedächtnis), und die Stundenabrechnung baut auf denselben Daten auf. Was unterrichtet wurde, ist damit auch das, was abgerechnet wird.

Was sich im Alltag ändert

Die ehrliche Antwort: Die Arbeit verschwindet nicht komplett, sie verlagert sich. Statt Daten von A nach B zu übertragen, trefft ihr Entscheidungen und die Übertragung passiert von selbst.

Bei der Schwimmschule Nemo sind das 326 Kurse an sieben Standorten mit über zwanzig Lehrkräften, die vorher in Tabellen lagen. Die Kursübersicht ist heute der Ort, an dem alle nachschauen, auch die Aushilfe, die zum ersten Mal am Telefon sitzt.

Den Gesamtüberblick gibt die Übersichtsseite; wie Eltern buchen, steht unter Buchungssystem für Schwimmkurse.